Kleinunternehmer-Rechnung: Wann du musst und was draufgehört
Neulich kam eine WhatsApp: „Miriam, kurze Frage. Muss ich eigentlich für alle Einnahmen eine Rechnung schreiben?“ Dazu ein Foto ihrer ersten Rechnung. Wunderschön in Canva gestaltet, mit Logo in Pastell, passender Schrift und allem Drum und Dran. Nur ein Satz fehlte, und genau der ist bei einer Kleinunternehmer-Rechnung Pflicht.
Das ist kein Einzelfall. Rechnungen schreiben ist eines der Themen, bei denen fast jede Gründerin irgendwann unsicher wird. Das liegt nicht an dir, sondern daran, dass sich die Regeln 2025 geändert haben und viele Vorlagen im Netz das noch nicht mitbekommen haben.
In diesem Artikel kläre ich zwei Fragen: Wann musst du als Kleinunternehmerin überhaupt eine Rechnung schreiben? Und was muss seit 2025 wirklich draufstehen?
Musst du als Kleinunternehmerin überhaupt eine Rechnung schreiben?
Die kurze Antwort: Kommt drauf an, wer deine Kundin ist.
Ja, du musst eine Rechnung schreiben, wenn du für ein anderes Unternehmen arbeitest (für dessen Unternehmen) oder für eine juristische Person, also zum Beispiel einen Verein, eine Kita-Trägerin oder eine Behörde. Dafür hast du sechs Monate Zeit, nachdem du die Leistung erbracht hast. Das steht in § 14 Abs. 2 UStG, und es gilt auch für dich als Kleinunternehmerin. Die Kleinunternehmerregelung befreit dich von der Umsatzsteuer, nicht von der Rechnung.
Nein, du musst keine Rechnung schreiben, wenn deine Kundin eine Privatperson ist. Die Mama, die bei dir einen Kurs bucht, bekommt nicht automatisch eine Rechnung von dir, außer sie möchte eine.
Aber: Einen Beleg brauchst du trotzdem für jede einzelne Einnahme. Denn in der Buchhaltung gilt: keine Buchung ohne Beleg. Wenn die Kursgebühr bar in deine Hand wandert, schreibst du also zumindest eine Quittung oder hältst die Einnahme in einer Liste fest. Für deine Buchhaltung ist eine Rechnung meist sowieso der einfachste Weg, und viele Privatkundinnen freuen sich darüber.
Sonderfall: Deine Leistung ist schon aus einem anderen Grund steuerfrei
Es gibt Leistungen, die das Umsatzsteuergesetz selbst von der Steuer befreit, ganz unabhängig von der Kleinunternehmerregelung. Für sie gilt die Pflicht zur Rechnung aus dem Umsatzsteuergesetz nicht. Das betrifft die Befreiungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
Zwei Beispiele, die in meiner Community öfter vorkommen:
§ 4 Nr. 14 UStG: Heilbehandlungen, zum Beispiel durch Hebammen oder Heilpraktikerinnen.
§ 4 Nr. 16 UStG: bestimmte Betreuungs- und Pflegeleistungen. Darunter kann zum Beispiel Mütterpflege fallen, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen und längst nicht automatisch.
Ob deine konkrete Leistung dazugehört, hängt an Voraussetzungen, die im Einzelfall geprüft werden müssen. Wenn du unsicher bist, klär das einmal sauber mit deiner Steuerberatung. Das lohnt sich, weil davon mehr abhängt als nur die Rechnung.
Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung? Die Pflichtangaben seit 2025
Jetzt kommt die gute Nachricht: Seit dem 1. Januar 2025 darfst du als Kleinunternehmerin eine vereinfachte Rechnung schreiben. Für dich gilt nicht mehr die lange Liste aus § 14 UStG, sondern die kürzere aus § 34a UStDV.
Diese Angaben müssen drauf:
Dein vollständiger Name und deine Anschrift und die deiner Kundin
Deine Steuernummer (oder, falls du eine hast, deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bzw. Kleinunternehmer-Identifikationsnummer)
Das Ausstellungsdatum
Was du geliefert oder geleistet hast, also Art und Umfang der Leistung
Der Betrag in einer Summe plus ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
Nur falls deine Kundin die Rechnung für dich ausstellt: das Wort „Gutschrift“
Das war's. Sechs Punkte, und der sechste betrifft dich wahrscheinlich nie.
Der Hinweis: Welcher Satz ist richtig?
Das Gesetz schreibt keinen festen Wortlaut vor. Laut Finanzverwaltung reicht auch eine umgangssprachliche Formulierung, solange sie eindeutig sagt, dass die Leistung als Kleinunternehmerin steuerfrei ist.
Ich empfehle dir deshalb einen Satz, in dem das Wort „steuerfrei“ oder „Steuerbefreiung“ vorkommt, zum Beispiel:
Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmerin gemäß § 19 UStG.
Der früher übliche Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ dürfte weiterhin reichen, weil § 19 UStG seit 2025 selbst die Steuerbefreiung regelt. Noch eindeutiger ist aber ein Satz, in dem „steuerfrei“ steht. Wenn du deine Vorlage sowieso gerade anfasst, nimm lieber den.
Was nicht mehr Pflicht ist, und warum du es trotzdem draufschreibst
Vielleicht wunderst du dich, was auf der Liste fehlt: die Rechnungsnummer und das Leistungsdatum. Beides ist für Kleinunternehmerinnen seit 2025 keine Pflichtangabe mehr. Viele Ratgeber im Netz führen es trotzdem noch als Pflicht auf, weil sie die normale Liste aus § 14 UStG abschreiben.
Ich schreibe beides trotzdem auf jede Rechnung, und dir rate ich das auch:
Die Rechnungsnummer hilft dir, den Überblick zu behalten. Wenn deine Kundin anruft und sagt „Ich habe die Rechnung vom Juni schon bezahlt“, suchst du mit Nummer zehn Sekunden statt zehn Minuten. Auch in der Buchhaltung ordnest du Zahlungen damit schneller zu.
Das Leistungsdatum (oder der Zeitraum) macht klar, wofür bezahlt wird. Gerade bei Kursen über mehrere Wochen erspart dir das Rückfragen.
Pflicht nein, sinnvoll ja.
Kleine Beträge bis 250 Euro
Für Rechnungen bis 250 Euro gelten die Regeln der sogenannten Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Da reicht noch weniger, zum Beispiel muss deine Kundin nicht namentlich draufstehen. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmerin gehört aber auch hier drauf.
So sieht eine Kleinunternehmer-Rechnung aus: ein Beispiel
Stell dir vor, Anna ist Familienfotografin und hat beim Sommerfest eines Familienzentrums fotografiert. Das Familienzentrum ist ein eingetragener Verein, also braucht es eine Rechnung.
Anna Beispiel · Fotografie
Musterweg 5
39104 Magdeburg
Steuernummer: 102/123/45678
An: Familienzentrum Sonnenschein e.V.
Lindenallee 12
39108 Magdeburg
Rechnung Nr. 2026-017 · Magdeburg, 25.09.2026
Fotobegleitung Sommerfest am 12.09.2026, 3 Stunden, inklusive Bildbearbeitung und digitaler Übergabe von 80 Fotos
Gesamtbetrag: 390,00 €
Steuerfreie Leistung als Kleinunternehmerin gemäß § 19 UStG.
Bitte überweise den Betrag bis zum 09.10.2026 auf folgendes Konto: …
Rechnungsnummer, Leistungsdatum und Zahlungsziel sind freiwillig, aber, wie gesagt, sehr hilfreich.
Warum keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung stehen darf
Als Kleinunternehmerin weist du keine Umsatzsteuer aus. Kein Steuersatz von 19 %, keiner von 7 %, kein extra aufgeführter Steuerbetrag.
Das klingt selbstverständlich, passiert aber schneller als gedacht: mit einer Vorlage aus dem Internet, einem Rechnungstool mit falscher Voreinstellung oder weil die Kundin um „eine Rechnung mit Mehrwertsteuer“ gebeten hat. An deiner Kleinunternehmerregelung ändert so ein Wunsch nichts.
Steht trotzdem Umsatzsteuer auf der Rechnung, kommt es darauf an, an wen sie ging. An ein Unternehmen: Dann kann das Finanzamt genau diesen Betrag von dir verlangen, denn deine Kundin könnte ihn sich als Vorsteuer zurückholen. An eine Privatperson: Dann entsteht diese zusätzliche Steuer in der Regel nicht.
Korrigieren solltest du die Rechnung in beiden Fällen. Die Reparatur ist einfach: Du schickst eine berichtigte Rechnung ohne Steuer, dafür mit dem Hinweis von oben. Solange die alte Rechnung mit Steuer im Umlauf ist, bleibt das Risiko bestehen.
Bei Rechnungen aus der Zeit vor 2025 läuft das anders. Da reicht die berichtigte Rechnung allein nicht, das Finanzamt muss zustimmen. Wenn dich das betrifft, klär es mit deiner Steuerberatung.
Schau also beim ersten Einrichten deiner Vorlage oder deines Tools einmal genau hin. Das spart dir später Ärger.
E-Rechnung: ausstellen musst du nie, empfangen schon
Vielleicht hast du in letzter Zeit viel über die E-Rechnung gelesen, und manches davon klang dramatisch. Für dich als Kleinunternehmerin gilt:
Ausstellen: Du musst keine E-Rechnung schreiben, nicht jetzt und auch nicht in ein paar Jahren. Papier und PDF bleiben für dich erlaubt. Wenn deine Kundin einverstanden ist, darfst du aber eine E-Rechnung schicken.
Empfangen: Seit 2025 musst du E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können. Dafür reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach.
Mehr dazu kommt in einem eigenen Blogartikel.
Canva, Word oder Buchhaltungsprogramm?
Um auf die schöne Canva-Rechnung vom Anfang zurückzukommen: Rechnungen mit Canva oder Word sind nicht verboten. Wenn alle Pflichtangaben draufstehen, ist die Rechnung gültig.
Knifflig wird es an anderer Stelle:
Aufbewahrung: Deine Rechnungen musst du 8 Jahre aufbewahren, und zwar so, dass sie nachträglich nicht verändert werden. Eine Canva-Vorlage, in der du jeden Monat einfach die Daten überschreibst, ist kein Archiv. Speichere also jede Rechnung als eigene PDF und leg sie ab.
Überblick: Welche Rechnung ist bezahlt? Welche offen? Welche Nummer war die letzte? In Word oder Canva führst du das alles nebenher selbst.
Zeit: Jede Rechnung händisch zu bauen, kostet dich jedes Mal ein paar Minuten, die du vermutlich lieber anders verbringen würdest.
Ein Buchhaltungsprogramm nimmt dir genau diese Punkte ab. Ob und ab wann sich das für dich lohnt, schaue ich mir in einem eigenen Artikel an.
Die 5 häufigsten Fehler auf Kleinunternehmer-Rechnungen
1. Umsatzsteuer ausgewiesen. Steuersatz oder Steuerbetrag gehören nicht auf die Rechnung. Bei Rechnungen an Unternehmerinnen kann das Finanzamt den Betrag von dir verlangen. Vorlage und Tool einmal prüfen, und die Rechnung berichtigen.
2. Der Hinweis auf die Steuerbefreiung fehlt oder ist unklar. Ein Satz, der eindeutig sagt, dass die Leistung als Kleinunternehmerin steuerfrei ist, gehört auf jede Rechnung, auch auf kleine.
3. Die Leistung ist zu schwammig beschrieben. „Beratung“ oder „Dienstleistung“ reicht nicht. Aus der Rechnung soll erkennbar sein, was du wann in welchem Umfang gemacht hast.
4. Eine fehlerhafte Rechnung einfach überschrieben. Hat sich ein Fehler eingeschlichen, schreib eine korrigierte Rechnung und heb die alte mit auf. Das Original einfach zu überschreiben, ist die schlechteste Lösung.
5. Eine veraltete Vorlage aus dem Netz benutzt. Viele Vorlagen stammen aus der Zeit vor 2025. Sie arbeiten mit alten Umsatzgrenzen und alten Pflichtangaben. Wenn du einen Artikel oder eine Vorlage nutzt, schau aufs Datum.
Und jetzt?
Wenn du deine Rechnungsvorlage heute einmal gegen die sechs Punkte oben prüfst und den Hinweissatz aktualisierst, bist du auf der sicheren Seite. Das dauert eine Viertelstunde, und danach musst du nicht mehr bei jeder Rechnung darüber nachdenken.
Rechnungen schreiben ist übrigens nur ein Teil deiner Buchhaltung. Damit der Rest auch nicht liegen bleibt, habe ich eine Checkliste für dich: Dein Monat in zwei Tassen Kaffee. Sie zeigt dir Schritt für Schritt, was jeden Monat zu tun ist, damit deine Buchhaltung nicht zum Berg wird.
Über die Autorin Ich bin Miriam Wrubel, M.Sc. Accounting, Taxation & Finance, seit 2013 in der Steuerpraxis und zertifizierter Lexware Office Premium Coach. Mit Dein Finanznest übersetze ich Buchhaltung und Steuern für selbstständige Frauen in verständliche Sprache.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Stand: September 2026.